Автоматизация питания Хабаровского района
Введение
15 января 2020 года президент России выступил с предложением ввести бесплатное горячее питание для учеников младших классов. С 1 сентября 2020 года в школах, технически готовых к реализации, не позднее 1 сентября 2023 – во всех школах.

Исходя из опыта автоматизации школьных столовых, мы решили, что основная технологическая проблемы массового питания, которую нужно будет решать в ближайшие месяцы – отсутствие систем оперативного учёта товаров и денежных средств, безналичного расчёта. Значит организации системы образования будут ускоренно внедрять подобные системы.

Так и произошло, к нам обратились специалисты за консультацией по внедрению системы с функционалом модуля Школьная столовая. По итогам обсуждения выявили недостатки действующей системы учета и обозначили задачи, которые должна решать автоматизация. Мы приступили к автоматизации школ Хабаровского района Хабаровского края.

Краткая справка: Хабаровский район – муниципальное образование
(муниципальный район) в Хабаровском крае, площадь 30014 км²
(сопоставимо с территорией Бельгии). Население около 92 тысяч человек.
Территория района разделена на 2 участка, не имеющих общей границы.
Доля городского населения ~10%. В районе расположено 36 сельских школ
с численностью учащихся от 40 до 800 человек и 2 городских школы.










Недостатки существующей системы
·  бумажный учёт с высоким риском потери информации и огромным временным лагом для её передачи в органы управления и бухгалтерию - около 2-3 месяцев;
· невозможно оперативно контролировать склад, реализацию, заказ продуктов;
· устаревшая или отсутствующая инфраструктура – ПК, локальная сеть, низкая скорость интернета;
· недостаточная ИТ-квалификация кадров — требовались обучающие курсы и индивидуальное обучение;
· отсутствие регламента работы служб и их взаимодействие — решали совместно со специалистами.
Задачи, требующие решения
· централизовать расчёт потребности и закупку продуктов;
· организовать учёт прихода продуктов и расхода на складах;
· организовать работу столовых по сбалансированному меню в соответствии с СанПин и размерами компенсаций из бюджета;
· организовать учёт питающихся различных возрастных и льготных категорий;
· организовать учёт питающихся за счёт родительской платы и приобретающих блюда по свободному выбору за наличный и безналичный расчёт;
· сделать доступной родителям оперативную информацию о питании учащихся через личный кабинет и мобильное приложение.

Предложения по автоматизация
Использовали модернизированный модуль «Школьная столовая» технологии ИСУ Цифровая школа для работы в рамках района. Вместе с аудитом состояния школьных столовых настраивали оборудование. Ниже представлена упрощенная схема взаимодействия служб.






















Автоматизацией затронуты
· централизованная бухгалтерия;
· отдел закупок;
· профильные специалисты;
· школы и летние пришкольные оздоровительные лагеря.

Так как школы территориально разнесены, то внедрили полезную функцию для отдела закупок – разделение лотов на закупку продуктов по направлениям. Машина поставщика следует по оптимальному маршруту, в одном направлении. В теории это может привести к уменьшению издержек, а значит к снижении стоимости продуктов.

Планирование и организация
· Составление и расчёт перспективного меню.
· Формирование потребности в обеспечении продуктами на район с разбивкой по каждой школе.
· Предварительный расчёт рентабельности.

Рецептуры блюд составляются централизованно и предоставляются школам в виде готовых справочников.

Перспективное комплексное меню составляется с учётом индивидуальных особенностей учреждений централизованно и используется в школе для составления «меню на день». Состав меню и блюда, входящие в меню могут корректироваться в самой школе в зависимости от состояния склада, условий поставок, изменений жизненной ситуации. Коррекция автоматически распространяется на связанные с планированием службы.

Контрактный отдел составляет предварительный план закупок продуктов на период в согласовании с расчётным числом питающихся. На этом основании отдел заключает контракты на поставку в школы.

Менеджмент реализации
Расчёт остатков на складе формируется в школе по результатам реализации. В процессе подготовки к реализации определяется рентабельность. По факту реализации рассчитывается финансовый результат.

Регламентная цепочка менеджмента реализации упрощенно выглядит так:

Приход продуктов на склад → формирование меню на день и расчёт меню-требования → приготовление комплексов и блюд, списание со склада продуктов и приход готовых блюд → накрытие столов в соответствии с реальными заявками на накрытие блюд → свободная реализация → формирование товарного отчёта → в установленный период школы передают в централизованную бухгалтерию необходимые отчёты.

В процессе реализации система в зависимости от категории питающихся формирует распределительную ведомость финансовых обязательств.

Мониторинг, отчётность, контроль
Руководство района получило возможность в оперативном режиме:
· контролировать поставки продуктов и расчёты с поставщиками;
· своевременно оформлять табели по возмещениям из бюджета;
· контролировать общий финансовый результат деятельности столовых по дням и периодам.

Администрация школ
· организовывать сбалансированное питание в школьной столовой;
· контролировать качество и эффективность оказываемых услуг;
· контролировать своевременность расчётов за питание;
· полноценно вести необходимую учётную и отчётную документацию.

Родители и ученики
Получили возможность в личном кабинете (мобильном приложении) просматривать:
· режим питания ребёнка;
· меню на день (наименования, состав, стоимость);
· операции оформления питания ребёнка;
· начисления, оплаты, основания, задолженность;
· финансовые операции по лицевому счету;
· сервисы управления режимом питания и расходами на покупку в буфете.

Инфраструктурное обеспечение работы системы
Требования корректируются в зависимости от укомплектованности и обеспеченности школы.
Постоянное интернет-соединение рекомендовано, но возможна автономная работа системы в локальном режиме. Интернет-соединение, проводное или модемное сотовых операторов, необходимо для:
· зачисления безналичных переводов по пополнению лицевого счёта
· передачи/получения информации родителям и вышестоящей организации.
· оформления заявок для поставки продуктов поставщикам (возможно по телефону).

Оборудование
· персональный компьютер для установки программного обеспечения по организации рабочего места ответственного за питание (завпроизводством);
· рабочие места (при организации сетевой работы для установки ПО) других пользователей (руководство школы, классные руководители);
· АРМ в столовой для организации работы буфета (свободный выбор, банковский торговый эквайринг).

Итог
Весной 2020 г. обозначили и согласовали будущий контур взаимодействия служб, летом монтировали оборудование и модернизировали ПО, основные работы закончили к 1 сентября 2020г.

Первые результаты работы системы:
· сократили время на передачу данных с 3 месяцев до 1 дня или режима онлайн;
· бумажный учет перевели в электронный вид;
· на основе данных, полученных в процессе работы, создали калькулятор перспективного меню;
· значительно сокращены финансовые обязательства перед поставщиками.

В 2023 году начали автоматизацию школ в районе им. Лазо Хабаровского края. 

В районе более 30 школ, расположенных в удалённых местах сельской местности и до 150км от районного центра. Первым делом автоматизируется работа школьных столовых и учёт питающихся в 10 школах.


На основе предыдущего опыта, предположили, что существуют особенности, которые нужно будет учитывать: удалённость от районных центров и от Хабаровска, нестабильный интернет, кадровый голод. При дальнейшем знакомстве со школами, определили основные задачи, которые требовалось решить автоматизацией:
· своевременно вести электронный учёт для предоставления документов на получение финансирования;
· оптимизировать ассортиментный перечень требуемых продуктов для упрощения логистики;
· повысить устойчивость локальной и облачной версии ПО, так как некоторые школы находятся в труднодоступных местах с нестабильным интернет соединением;
· облегчить адаптацию новых, обучающихся и замещающих сотрудников к работе с программой, ведению калькуляции, составлению меню;
· организовать обмен данными первичной документации с централизованной бухгалтерией;

На конец 2023 года десять школ начали работу в ИСУ «Цифровая школа». Большая часть поставленных задач выполнена, но организация взаимодействия продолжается. Иногда требуется в максимально сжатые сроки помочь в обучении сотрудников, вышедших на замену. В этом выручают работники других районных школ, которые делятся опытом. А с нашей стороны — это техническая поддержка в режиме постоянной связи. 

(статья дополняется)